¿Tienes el control de tus datos de Office 365? ¿Tienes acceso a todos los elementos que necesitas? La respuesta automática es normalmente, «por supuesto que sí», o «Microsoft ya se ocupa de eso» Pero si lo piensas realmente — ¿Estás seguro de eso?
Microsoft se ocupa de una parte del trabajo y proporciona
un excelente servicio a sus clientes. Sin embargo,
el principal foco de atención de Microsoft es el de gestionar la infraestructura de Office 365 y mantener la actividad
de sus usuarios. Ellos le confieren la responsabilidad de sus datos. Es muy común creer que Microsoft hace un backup completo de sus datos por usted, y sin un cambio
de mentalidad, esto podría suponer repercusiones perjudiciales cuando no se atiende a esta responsabilidad.
En última instancia, necesita garantizar que tiene
acceso y puede controlar sus datos de Exchange Online, SharePoint Online y OneDrive para la empresa.
6 RAZONES POR LAS QUE ES VITAL HACER EL BACKUP DE OFFICE 365
Como plataforma de Software as a Service (SaaS) robusta y de gran capacidad, Microsoft Office 365 satisface a la perfección las necesidades de muchas organizaciones. Office 365 proporciona disponibilidad de aplicaciones y actividad para garantizar que los usuarios estén siempre operativos, pero un backup de Office 365 puede protegerle frente a otras muchas amenazas para la seguridad.
Su jefe o usted mismo podría pensar, «bueno, con la papelera de reciclaje puede que tenga suficiente.” Es aquí donde la gente se equivoca. El tiempo medio en el que se descubre que se han puesto datos en compromiso es de 140 días. Un periodo de tiempo increíblemente largo. Lo más probable es que no se dé cuenta de que algo falta o se ha perdido hasta que ya sea demasiado tarde para la papelera de reciclaje.
1.- BORRADO ACCIDENTAL
Si elimina un usuario, tanto si así lo quería como si no, ese borrado se replica a través de la red, junto con la eliminación de su sitio SharePoint personal y sus datos de OneDrive.
Las papeleras de reciclaje nativas y el historial de versiones de Office 365 solo pueden protegerle de una pérdida de datos de forma limitada, lo que puede convertir una sencilla recuperación desde un backup correcto en un gran problema, una vez que la georedundancia de Office 365 ha borrado los datos para siempre, o ha vencido el periodo de retención.
Existen dos tipos de borrado en la plataforma Office 365, el borrado normal (soft-delete) y el purgado (hard delete). Un ejemplo de borrado «soft» es vaciar la carpeta Elementos eliminados. También se refiere a estos como “Borrados permanentemente” En este caso el «permanente» no es completamente permanente, ya que el elemento puede encontrarse todavía en la carpeta de elementos recuperables.
Un borrado «hard» o purgado se produce cuando
el elemento se marca para purgarse de la mase de datos del buzón por completo. Una vez que esto sucede,
es irrecuperable.
2.- VACÍOS Y CONFUSIÓN CON LAS POLÍTICAS DE RETENCIÓN
El ritmo vertiginoso de los negocios en la era digital se presta a la constante evolución de las políticas, entre las que se incluyen las de retención, que son complicadas de mantener por no hablar de su gestión. Igual que ocurre con el borrado soft y hard, Office 365 posee políticas de backup y retención limitadas que solo pueden lidiar con pérdidas de datos situacionales, y no pretenden ser una solución integral de backup.
Otro tipo de recuperación, un punto de restauración de los elementos del buzón de correo no está al alcance de Microsoft. En el caso de un problema serio, una solución de backup puede proporcionar la posibilidad de volver a un punto en el tiempo anterior al problema y salvar el día.
Con una solución de backup de Office 365, no hay brechas en la política de retención o poca flexibilidad en la estauración. Los backups a corto plazo o el archivado a largo plazo, las restauraciones granulares o a un punto en el tiempo, todo está al alcance de sus manos, convirtiendo la recuperaciónde datos en un proceso rápido y fiable.
3.- AMENAZAS INTERNAS PARA LA SEGURIDAD
La idea de amenaza para la seguridad nos trae a la mente la imagen de virus y hackers. Sin embargo, las empresas experimentan amenazas internas, y estas ocurren con más frecuencia de la que uno piensa. Las organizaciones caen víctimas de las amenazas que plantean sus propios empleados, bien sean intencionadas como accidentales.
El acceso a los archivos y contactos cambiar tan rápidamente que puede ser complicado vigilar a aquellos en los que ha depositado toda su confianza. Microsoft no tiene forma de conocer la diferencia entre un usuario normal y un empleado despedido intentando borrar datos críticos para la empresa antes de su marcha. Además de eso, algunos usuarios generan sin saberlo serias amenazas al descargar archivos infectados o divulgar de forma accidental nombres de usuarios y contraseñas en sitios que pensaban que eran de confianza.
Otro ejemplo es la manipulación de pruebas. Imagine un empleado que elimine estratégicamente emails o archivos incriminatorios — dejando estos objetos fuera del alcance de los departamentos legales, de cumplimiento de la normativa o de R.H.
4.- MALWARE Y VIRUS, AMENAZAS EXTERNAS PARA LA SEGURIDAD
El malware y los virus, como ransomware, han hecho un gran daño a muchas organizaciones en todo el mundo. No solamente ponen en riesgo la reputación de la empresa, sino que la privacidad y seguridad de los datos internos y de clientes también es puesta en compromiso.
Las amenazas externas pueden introducirse sigilosamente en los emails y adjuntos, y nunca es suficiente todo lo que se pueda decir a los usuarios para que estén alerta, especialmente cuando los mensajes infectados parecen tan convincentes. Las funciones limitadas de backup/ recuperación de Exchange Online son inadecuadas para manejar los ataques más graves. La realización de backups periódicos ayudará a garantizar que una copia independiente de sus datos no se vea infectada y que pueda recuperarla rápidamente.
5.- REQUISITOS LEGALES Y DE CUMPLIMIENTO
Algunas veces necesita recuperar de forma inesperada emails, archivos y otros tipos de datos en mitad de un procedimiento judicial. Uno siempre piensa que algo no va a ocurrir hasta que ocurre. Microsoft ha creado dos mecanismos de protección (Retención por juicio), pero nuevamente, no pueden considerarse como una solución de backup válida para mantener a su empresa lejos
de problemas legales. Por ejemplo, si de forma accidental borra un usuario, también se elimina su buzón local, el sitio personal de SharePoint y la cuenta de OneDrive.
Los requisitos legales, de cumplimiento y la regulación normativa en materia de acceso pueden variar dependiendo de los sectores y los países, pero las multas, sanciones y litigios son tres cosas que no deberían tener cabida en su agenda.
6.- GESTIONAR IMPLEMENTACIONES DE CORREO HÍBRIDO Y MIGRACIONES A OFFICE 365
Las organizaciones que adoptan Office 365 normalmente necesitan una ventana temporal que le sirva como ventana de transición entre el Exchange local y el Exchange Office 365 online. Algunos incluso dejan instalada una pequeña porción de sus sistemas antiguos para disponer de mayor flexibilidad y algo de control adicional. Estos despliegues de correo electrónico híbrido son muy comunes, aunque suponen desafíos de administración adicionales.
La solución de backup de Office 365 adecuada debería ser capaz de manejar los despliegues de correo electrónico híbrido y tratar los datos de Exchange igual, haciendo irrelevante la información de la ubicación de origen.
RESUMEN
Ya tomaste una decisión empresarial inteligente al implementar Microsoft Office 365, ahora encuentra una solución de backup que te ofrezca acceso y control completo de tus datos de Office 365 para evitar los riesgos innecesarios de la pérdida de datos.
SI NECESITAS APOYO O ASESORAMIENTO, CONTACTA CON TICBCN.
PODEMOS AYUDARTE? CONTACTA CON NOSOTROS
Tags: tienda online seguridad internet Mantenimiento Informatico lopd
