Un ERP es un sistema de información capaz de centralizar y unificar los datos procedentes de los distintos departamentos empresariales facilitando la fluidez de la información. Tanto gerentes como mandos intermedios contarán con información unificada en tiempo real que facilitará el proceso de toma de decisiones.

Te destacamos algunas de las ventajas de disponer de un ERP:

1.-  MEJORA EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

Los sistemas ERP permiten crear una base de datos compartida con más información y de mayor calidad que los responsables podrán visualizar en su pantalla en tiempo real agilizando y mejorando el proceso de toma de decisiones.

2.- PLANIFICACIÓN REALISTA DE LOS ESCENARIOS FUTUROS

Al disponer de información de mayor calidad es posible realizar estimaciones y previsiones realistas anticipándonos a los escenarios futuros.

3.- LAS MÍNIMAS DUPLICIDADES

En las empresas que todavía no cuentan con una solución ERP es fácil comprobar que sus departamentos actúan con cierta independencia unos de otros, por lo que acaban generando registros e informes por duplicado. La integración que supone el ERP permitirá disminuir drásticamente estas duplicidades.

4.- LOS SISTEMAS ERP SON MODULARES

Los ERP están formados por módulos. De esta manera podrás implantar los módulos que tu empresa necesite en cada momento. Si en el futuro tu empresa evoluciona y crece tu ERP lo hará con ella si incorporas nuevas funcionalidades.

5.- TOTAL ADAPTACIÓN A LAS NECESIDADES DE TU EMPRESA

Todas las empresas son diferentes. Por ello el proveedor de tu sistema ERP deberá realizar un análisis previo sobre las necesidades de tu organización para garantizar que la aplicación se adapta perfectamente a ella. La solución ERP debe adaptarse a tu negocio, no al revés.

6.- MAYOR CONTROL Y TRAZABILIDAD

Los sistemas ERP facilitan el seguimiento del producto a lo largo de la organización, desde que entra la materia prima hasta la entrega del producto acabado a los clientes.

7.- INTEGRACIÓN CON EL RESTO DE LOS MIEMBROS DE LA CADENA DE VALOR

El nuevo concepto ERP II supera los límites de la empresa añadiendo a otros integrantes de la cadena de valor: clientes y proveedores.

Así el proveedor pasa a ser un socio estratégico del que podemos extraer una ventaja competitiva al participar activamente en el diseño y desarrollo de nuevos productos aportando su experiencia.

Respecto a los clientes, los ERP permiten contar con más información y de mayor calidad que permitirá ajustar las órdenes de producción y de compra a sus necesidades. Por otro lado dispondremos de una base de datos sobre nuestros clientes segmentada que nos permitirá realizar campañas de marketing orientadas a segmentos específicos.

8.- MEJOR COMUNICACIÓN INTERNA

El ERP suprime las barreras a la información entre los distintos departamentos integrándolos y mejorando la comunicación interna.

9.- AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS

Los sistemas ERP permiten automatizar tareas pesadas y repetitivas que anteriormente se realizaban a mano (generación de albaranes, facturas etcétera).

De ese modo nuestros operarios podrán dedicarse a tareas más productivas que realmente son las que nos aportan valor. Pero es más, al reducirse el componente humano, caerá el número de errores (aunque no se eliminará del todo dado que seguirán siendo necesarias ciertas acciones manuales como la introducción de datos).

10.- MENOS COSTES, MÁS COMPETITIVIDAD

La mayor eficiencia conseguida, la disminución en el número de errores y la reducción de tareas duplicadas permiten disminuir los costes empresariales. La reducción de costes nos va a permitir

– Aumentar nuestro margen de beneficios al caer el coste unitario.

– Reducir el precio de cada producto al disminuir su coste.

O ambas.

11.- AUMENTO DEL RENDIMIENTO Y DEL RETORNO DE LA INVERSIÓN EN EL LARGO PLAZO

Gracias a todas las ventajas anteriores se podrá conseguir un incremento de la rentabilidad y de los beneficios. En otras palabras, el aumento del rendimiento conseguido con la implantación del ERP compensa, en el largo plazo, la inversión inicial realizada.

En conclusión, si bien es cierto que implantar un ERP es un proceso complejo, no necesariamente debe ser doloroso si se gestiona adecuadamente y se dispone del equipo adecuado para líder el cambio. La recompensa la encontraremos en las enormes ventajas que reportará a la empresa que incorpore esta solución… ¿Estás preparado para sumarte al cambio?

Un ERP es un sistema de información capaz de centralizar y unificar los datos procedentes de los distintos departamentos empresariales facilitando la fluidez de la información. Tanto gerentes como mandos intermedios contarán con información unificada en tiempo real que facilitará el proceso de toma de decisiones.

Fuente: E. Martínez Fustero

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Entendiendo por Gestión Documental todo aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen o se mueven en nuestra empresa, nos damos cuenta que la inmensa mayoría de las tareas que realizamos todos los días en nuestra compañía conllevan al menos un documento.

Esto significa que nuestro trabajo siempre está relacionado con algún tipo de documento y que dicho documento no es más que el medio por el cual traspasamos información y en consecuencia ejecutamos tareas.

1 – Puedo conseguir reducir los costes documentales de mi empresa entre un 20% y un 40%, ya que dispondré de tecnología más barata para poder realizar las mismas tareas, pero con menor coste económico.

2 – Incremento y mejoro la relación y la imagen con mis clientes, ya que con estas soluciones puedo automatizar y garantizar la entrega de la información a mis clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que ellos deseen.

3 – Aumento la eficacia de mi personal ya que algunos o muchos de los procesos que ahora son manuales, pasan a ser automáticos total o parcialmente. Esto nos ayuda a hacer más, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor cualificación.

4 – La productividad de mi empresa se ve incrementada al menos en un 6%, sólo por el hecho de reducir los tiempos de los procesos.

5 – Disminuyo el tiempo de cobro, ya que puedo agilizar de forma importante la entrega de la facturación a mis clientes y en consecuencia recuperar mi dinero con mayor prontitud. No quiero olvidarme del ahorro que esto puede significar en los créditos bancarios de financiación.

6 – Sé que muchas empresas dedican mucho espacio al almacenamiento de documentosen sus propias instalaciones, hasta un 20% y un 30% según algunas estadísticas, o necesitan instalaciones alquiladas para tal propósito. Esto podemos evitarlo si podemos digitalizar los documentos tanto legal como fiscalmente, como ocurre con las soluciones de almacenamiento de valor probatorio o con el escaneo certificado.

7 – Nunca sabemos exactamente dónde está la información. Localizarla puede ser un gran problema que afecta directamente a la productividad de las personas. Tener sistemas capaces de indicarte dónde está lo que quieres o lo que necesitas, no sólo te hace la vida más fácil, sino que te ahorra muchas horas laborales.

8 – No soy el único al que le cuesta encontrar un documento cuando tengo que localizarlo. Lalocalización de documentos a veces se convierte en una auténtica locura y me hace perder mucho tiempo. Si sumo mi tiempo con el de mis colegas, la situación es preocupante al final del año.

9 – También he tenido la desagradable experiencia de perder algún documento y nunca he sido capaz de saber lo que he perdido con ello, porque no sólo son el tiempo y los recursos que he invertido en volver a crear dicho documento, sino el coste de que dicho documento no estuviera a tiempo para su entrega, su estudio, o lo que fuera. No me lo quiero ni imaginar, ya que la pérdida de un documento puede suponer una cifra muy importante en pérdidas económicas.

10 – El correo electrónico, las carpetas personales, las memorias flash, etc. existen muchos“nichos” personales de información aislada en cualquier empresa, que hacen que la información no sea accesible a las personas que realmente la necesitan, por este motivo la información, o no se comunica, o se duplica y el tiempo de la creación, consulta y destrucción de dicha información se multiplica en función de las necesidades de cada empleado. Para mí estas son razones más que suficientes para pensarme la implantación de la gestión documental en mi empresa y por dónde empezar, ya que por desgracia, en mi caso, no sé si es el mismo que el tuyo, todas estas situaciones ocurren a diario.

Fuente: TICbeat (Antonio Ramirez)

Tags: GESTION DOCUMENTAL

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El pasado mes de octubre, el Gobierno de España presentó el Proyecto de Ley para modificar la Ley de Defensa de los Consumidores y Usuarios. Se prevé que la entrada en vigor del mismo sea para finales de 2013 o principios de 2014, por lo que es importante que vayamos adaptando nuestro e-commerce de cara a esas fechas. ¿Qué modificaciones tendremos que hacer?

Contenidos digitales

En el caso de e-commerce o venta de contenidos digitales será necesario informar de cuales son las funciones, las medidas técnicas de protección aplicables y sobre los equipos y programas compatibles con los mismos.

Depósitos o garantías

Tendremos la obligación de informar sobre los depósitos u otras garantías que, en su caso, el cliente tenga que aportar por anticipado al realizar el pedido,así como cuando sea necesario bloquear una cantidad determinada en su tarjeta de crédito o débito. Un ejemplo de esto suele ocurrir en el caso de reservas para alojamientos.

Deber de información

Se amplían y refuerzan los elementos sobre los que es necesario informar a tus clientes de forma previa, como son: la existencia y condiciones de las garantías legales y comerciales en caso de que el servicio o producto resulte defectuoso, los servicios posventa, las restricciones de suministro o los métodos de pago disponibles.

Botón de pago

Cuando la realización del pedido implique el pago de una cantidad determinada como contraprestación por el servicio o producto solicitado, el botón de pedido debe contener la expresión “pedido con obligación de pago” u otra expresión similar pero que no sea ambigua.

 Cargos por el uso de medios de pago

Si cobras por el uso de métodos de pago utilizados al realizar el pedido, sólo puedes cobrar el coste real soportado.

Contratación telefónica

En caso de que realices llamadas salientes ofertando algún producto o servicio es necesario que el cliente confirme la realización del pedido por escrito, a través correo postal, sms o e-mail.

 Pagos adicionales

Si el cliente tiene que pagar alguna cantidad adicional al precio del servicio o producto solicitado debe manifestar de forma expresa que está de acuerdo, sin que se puedan utilizar opciones que por defecto deba rechazar para evitar el pago adicional.

 Coste de llamada

En el caso de que proporciones una línea telefónica para comunicarte con tus clientes en relación al contrato, el uso de esta línea no podrá suponer un coste superior al de la tarifa básica.

 Riesgo de pérdida o deterioro de los bienes

En cuanto al riesgo de pérdida o deterioro de los productos enviados, hay que tener en cuenta que son de cuenta de la empresa todos aquellos daños que se hayan producido antes de que le sean entregados al cliente. Sin embargo, en caso de que el cliente ejercite el derecho de desistimiento, será responsable de los deterioros causados por la incorrecta utilización de los productos recibidos.

autor: Ayram Perez

Tags: TIENDA ONLINE TICBCN

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Adaptar tu web legalmente a la LSSICE y LOPD no sólo evitará sanciones, además mejorará la confianza de tus futuros clientes en tu sitio web

¿Está mi página web adaptada a LSSI y LOPD?

Una de las consultas más frecuentes cuando lanzamos una web corporativa o una tienda online es: ¿qué avisos legales debe incorporar la página para cumplir con la LOPD y la LSSICE? En este post intentaremos resumir la tipología de textos legales que debe incorporar toda página web y que normativa le vincula. Antes, es importante señalar que la LSSICE vincula a todas las páginas web que ejerzan algún tipo de actividad económica o lucrativa para el prestador (directa o indirecta). Dicho esto, podemos deducir que deberán cumplir con la LSSICE las páginas web corporativas, las tiendas online (aunque quien esté detrás sea un autónomo), un autónomo con una web informativa sobre su negocio, un blog con anuncios de terceros, etc. Solo quedaría excluida la página web o blog que hable sobre aficiones personales y no contenga ningún tipo de publicidad, y aun así, deberá cumplir con la LOPD, si por ejemplo, dispone de un formulario de contacto con la intención de enviar un boletín periódico.

TEXTOS LEGALES A TENER EN CUENTA:

Aviso Legal (LSSICE): Deberá incluir datos identificativos sobre el titular de la página como razón social, NIF/CIF, datos de contacto (mail o teléfono), datos de inscripción al registro mercantil, número de colegiado (si es el caso)…entre otros datos.

Política de Privacidad (LOPD): Si se recogen datos personales en algún formulario informar del tratamiento que se hará de los mismos y los derechos que tiene el afectado. Política de cookies (LSSICE): Si se utilizan, informar al usuario de su uso/finalidad y los mecanismos para desactivarlas. (No todas las cookies están afectadas). Condiciones generales de contratación (LSSICE – tienda online): Para el caso de un e-commerce deberemos incluir unas condiciones de contratación que incluyan aspectos como los trámites para celebrar el contrato, la forma de aceptación del mismo, formas de pago, políticas de devolución del producto, etc. Aquí pueden intervenir otras normativas como la de defensa de consumidores y usuarios, contratación electrónica y otras normativas especificas dependiendo de la actividad en cuestión. Cláusula para envíos comerciales (LSSICE-LOPD): Si se realizan envíos de este tipo, deberemos incluir el texto correspondiente informando sobre la existencia de un fichero que incluye los datos personales y la posibilidad de darse de baja de dichos envíos (consultar post ‘envío de comunicaciones comerciales electrónicas’).

Estos serían los avisos legales más relevantes, teniendo en cuenta que se deberán revisar aspectos concretos e individuales de cada página web para cubrir todas las funcionalidades, servicios y tratamiento de datos que se realizan a través de la misma.

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